Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : septembre 2026

Cette page décrit les données utilisées par le site et les outils de gestion du Kasshin Dojo (aïkido à Soignies), leurs usages et les personnes qui peuvent y accéder. Elle concerne les visiteurs, les personnes qui demandent un essai et les membres.

Responsable du traitement

Kasshin Dojo — Rue du Nouveau Monde 36, 7060 Soignies, Belgique.
Téléphone : 0479 82 37 12
E-mail : info@kasshindojo.be. Le formulaire de contact du site permet aussi de nous écrire.

Données utilisées et finalités

• Contact, essais et stages : identité, coordonnées, message, séances choisies, préférences de contact et suivi de la demande. Ces données servent à répondre, organiser les places, préparer votre venue et effectuer les rappels et le suivi.
• Dossier membre : identité, date de naissance et coordonnées renseignées, informations d'affiliation et d'assurance, formule de cotisation, échéances et historique utile à la gestion de l'adhésion. Une photo facultative peut servir à reconnaître le membre dans les outils internes ; ce n'est pas une autorisation de publication sur les réseaux sociaux.
• Présences et progression : séances suivies, grades et passages de grade, suivi des techniques et du parcours pédagogique. Ces informations permettent le suivi de la pratique et la préparation des cours et des documents de progression.
• Carnet Aïkido Atlas : les techniques cochées, favoris, notes et préférences sont mémorisés dans le stockage local du navigateur pour retrouver votre carnet. Ce carnet local est distinct du dossier membre. Sur un appareil partagé, une personne utilisant le même profil de navigateur peut le consulter ; l'effacement des données du site dans le navigateur peut supprimer ces informations.
• Messages et notifications : coordonnées des destinataires, contenu des échanges et traces d'envoi ou de suivi, pour communiquer les informations utiles et vérifier les envois. Les réponses et les messages peuvent aussi rester dans les boîtes de messagerie concernées.
• Questionnaires et avis : réponses, commentaires et lien avec le membre ou la personne qui répond lorsque le questionnaire est nominatif. Le questionnaire de satisfaction de « Mon suivi » est rattaché au dossier du membre. Ces informations servent à recueillir les retours et améliorer l'accueil et les cours. Un questionnaire nominatif n'est pas anonyme, même si un bilan présente des résultats regroupés.
• Incidents et blessures : date, personne concernée, circonstances rapportées, mesures prises et suivi de l'événement, pour organiser le suivi et préparer, si nécessaire, une démarche auprès de l'assurance ou de la fédération. Ces informations peuvent être sensibles. L'accès au registre est réservé aux responsables autorisés. Ce registre n'est pas un diagnostic médical et ne doit pas servir à déduire un état de santé à partir d'un nombre d'incidents.
• Prêts et commandes de matériel : identité et coordonnées de l'emprunteur ou du demandeur, matériel, dates de prêt et de retour, état et suivi de la commande ou du règlement, pour gérer les équipements et les restitutions.
• Paiements et documents : montants, dates, références et statut des paiements renseignés, reçus, attestations et historique de génération des documents, notamment destinés aux mutualités. Ces données servent au suivi administratif et à la remise des documents au membre.
• Fonctionnement technique : sessions de connexion, liens ou identifiants d'accès, journaux techniques et sauvegardes nécessaires au fonctionnement, au diagnostic d'erreurs et à la restauration du service.
• Audience et newsletter : Umami est utilisé pour la mesure d'audience selon le choix proposé par le site. L'abonnement à la newsletter passe par Substack, qui traite les données d'abonnement selon sa propre politique de confidentialité.

Accès aux informations et prestataires

Les responsables du dojo autorisés à utiliser le panneau de gestion accèdent aux dossiers nécessaires à leurs tâches administratives et pédagogiques. Les vues personnelles et documents destinés à un membre utilisent les moyens d'accès prévus pour lui. Conservez vos liens d'accès personnels de manière confidentielle : une personne à qui vous transmettez un lien peut accéder aux informations qu'il ouvre.

Les dossiers membres, photos internes, réponses nominatives et fiches d'incident ne sont pas des contenus destinés aux pages publiques. Le « Mur des grades » est une page publique distincte : l'ajout d'un membre y demande son accord explicite. Les outils de gestion ne remplacent pas votre choix concernant la diffusion publique d'une photo ou d'un témoignage.

L'hébergement est assuré par PlanetHoster. L'hébergement, la messagerie et les services externes utilisés pour une fonctionnalité peuvent traiter des données nécessaires à leur prestation. Substack gère la newsletter ; Google Maps et les plateformes vidéo ou sociales ont leurs propres règles lorsque vous consultez leurs contenus. Un document destiné à une mutualité, à une assurance ou à une fédération peut être communiqué pour la démarche concernée ; sa génération ne signifie pas qu'il a été transmis automatiquement.

Conservation, sauvegardes et suppression

Il n'existe pas de durée de conservation unique pour tous ces outils. Les dossiers, historiques et journaux peuvent rester enregistrés après la fin d'une activité ; certains registres n'ont pas de purge automatique. Les sauvegardes constituent des copies distinctes, et les e-mails ou documents déjà reçus ou téléchargés ne disparaissent pas lors d'une modification du dossier.

Pour connaître les informations encore conservées à votre sujet ou demander leur suppression, contactez le dojo. La demande doit tenir compte de la finalité du dossier, du suivi en cours et des éventuelles obligations de conservation applicables. Ne transmettez pas d'informations médicales détaillées ou d'autres informations sensibles qui ne sont pas nécessaires à votre demande.

Cookies et contenus externes

Le bandeau du site propose un choix pour la mesure d'audience et certains contenus externes. Vous pouvez revoir ce choix via « Gérer les cookies » sur la page d'accueil. Des éléments de session et de stockage local servent aussi à mémoriser les choix ou à permettre l'accès aux outils.

L'affichage d'une carte Google Maps ou d'un contenu vidéo ou social externe peut entraîner des connexions à son fournisseur et l'utilisation de ses cookies. Consultez les indications proposées avant d'afficher ces contenus et la politique du fournisseur concerné.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer à certains usages et demander la portabilité lorsqu'elle est applicable. Lorsqu'un usage repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer. L'application de ces droits dépend de la situation et des règles applicables.

Écrivez aux coordonnées ci-dessus en précisant votre demande ; une vérification d'identité adaptée peut être nécessaire pour ne pas communiquer votre dossier à une autre personne. Vous pouvez également vous adresser à l'Autorité de protection des données belge.

Conditions d'utilisation

Le site et les outils en ligne du Kasshin Dojo sont mis à disposition pour informer sur le club, permettre de demander un essai ou un renseignement, et accompagner le suivi des membres. Leur usage suppose l'acceptation des points ci-dessous.

Usage attendu. Vous vous engagez à fournir des informations exactes lorsque vous remplissez un formulaire, à ne pas tenter d'accéder à des espaces qui ne vous sont pas destinés, à ne pas perturber le fonctionnement du service et à ne pas utiliser le site à des fins illicites.

Comptes et accès personnels. Certains outils donnent accès à un espace personnel. Les identifiants ou liens d'accès sont personnels et ne doivent pas être partagés. Prévenez le dojo si vous pensez qu'un accès a été utilisé à votre insu.

Contenus du site. Les textes, illustrations, photographies et documents pédagogiques publiés par le Kasshin Dojo lui appartiennent ou sont utilisés avec l'autorisation de leurs auteurs. Vous pouvez les consulter et les partager par un lien. Toute réutilisation, reproduction ou modification en dehors de cet usage demande notre accord préalable.

Publications sur les réseaux sociaux. Le dojo publie ses propres contenus sur ses comptes, y compris au moyen des interfaces officielles des plateformes concernées. Ces publications portent sur la vie du club et la pratique de l'aïkido. Aucune donnée de membre n'est transmise à ces plateformes à cette occasion.

Services API YouTube. Le Kasshin Dojo publie ses propres vidéos sur sa chaîne YouTube, y compris au moyen des YouTube API Services. Cet usage se limite au téléversement et à la programmation de vidéos produites par le club sur son propre compte : aucune donnée d’un autre utilisateur n’est lue, collectée ni conservée, et aucun contenu de tiers n’est traité. L’autorisation d’accès ne concerne que le titulaire de la chaîne ; elle peut être révoquée à tout moment depuis la page des autorisations du compte Google. L’utilisation de ces services relève également des conditions d’utilisation de YouTube et de la politique de confidentialité de Google.

Informations pédagogiques et santé. Les contenus publiés ont une visée informative et ne remplacent ni un enseignement encadré sur le tatami, ni un avis médical. La pratique se fait sous la conduite de l'enseignant, à votre rythme, et toute gêne ou douleur doit être signalée.

Disponibilité. Le service peut être interrompu pour maintenance, mise à jour ou en cas d'incident technique. Nous nous efforçons de limiter ces interruptions, sans garantie de disponibilité permanente.

Responsabilité. Nous apportons un soin raisonnable à l'exactitude des informations publiées. Des erreurs ou des données devenues obsolètes restent possibles ; en cas de doute, les informations communiquées directement par le dojo font foi. Les sites externes vers lesquels des liens renvoient relèvent de leurs propres éditeurs.

Évolution et droit applicable. Ces conditions peuvent être adaptées ; la version publiée sur cette page est celle qui s'applique. Le droit belge est applicable. Pour toute question, écrivez à info@kasshindojo.be.